شاید در مورد مدیریت زمان کتاب هایی خوانده باشید یا کلاس های مدیریت زمان را گذرانده باشید و سعی کرده باشید با کاغذ و قلم یا اپلیکیشن های مدیریت زمان، برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. ولی از خود می پرسید چرا با وجود دانش مدیریت زمان و این همه اپلیکیشن و گجت، هنوز هم نمی توانید همه کارهایتان را به انجام برسانید. پاسخ این سوال ساده است. همه چیزهایی که در مورد مدیریت زمان یاد گرفته اید، بی مصرف و بیهوده هستند، زیرا اثربخش نیستند.

قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان نمایید باید یاد بگیرید که اصولاً زمان چیست. دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه از 60 ثانیه و هر ساعت از 60 دقیقه و هر روز از 24 ساعت تشکیل شده است. همه زمان ها بطور مساوی می گذرند. وقتی کسی 50 سالش می شود، دقیقاً 50 سال دارد نه بیشتر، نه کمتر. در زمان واقعی، همه چیز نسبی است. زمان بسته به کاری که انجام می دهید به سرعت می گذرد یا کش می یابد. شاید دو ساعتی که در اداره جات می گذرانید به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتی به فرزندان خود می نگرید فکر کنید که گویی دو ساعته به سن 12 سالگی رسیده اند.

کدامیک از این زمان ها دنیایی که در آن زندگی می کنیم را به درستی توصیف می کنند، زمان واقعی یا زمانی ساعتی؟

دلیل آنکه گجن ها و سیستم های مدیریت زمان اثربخش نیستند این است که این سیستم ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده اند. زمان ساعتی اصلاً مطرح نیست. شما در زمان ساعتی زندگی نمی کنید و شاید به آن دسترسی هم نداشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، یعنی دنیایی که در آن زمان وقتی تفریح می کنید مثل برق و باد می گذرد و وقتی به وظایفتان رسیدگی می کنید کش می آید.

باید بگوییم که زمان واقعی حالت ذهنی دارد و بین دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستید که آن را خلق می کنید. هر چیزی که شما می سازید، خودتان آن را مدیریت می کنید. وقت آن رسیده که محدودیت های "وقت ندارم" یا "الان وقتش نیست" را از روی دوش خود بردارید و شروع به مدیریت صحیح کارهایتان کنید.

فقط سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاری که داشته باشید، کار شما شامل این سه مورد می شود.

به عنوان یک کارآفرین، شاید شما اغلب به جهات مختلف کشیده شوید یا در کارتان تداخل پیش بیاید. وقتی نمی توانید تداخل ها را حذف کنید، حداقل باید در زمانی که روی آنها می گذارید و همچنین در مقدار زمانی که روی افکار، گفتگوها و اعمالی که برای رسیدن به موفقیت انجام می دهید، اختیار و آزادی عمل داشته باشید.

تکنیک های زیر را تمرین کنید تا بتوانید در مدیریت زمان خود استاد شوید:
1. یک جدول زمانی نزد خود داشته باشید و همه افکار، گفتگوها و فعالیت های هفته را در آن یادداشت کنید. این به شما کمک می کند تا درک کنید در طول روز چه مقدار از این کارها را می توانید انجام دهید و لحظات ارزشمند شما برای چه چیزهایی تلف می شوند. بدین ترتیب مقدار زمان لازم برای نتیجه گرفتن از این کارها و مقدار زمان تلف شده برای افکار، گفتگوها و کارهای بیهوده و غیر اثربخش دستتان می آید.

2. باید به فعالیت یا گفتگویی که برای رسیدن به موفقیت برایتان اهمیت دارد زمانی را اختصاص دهید. لیست هایی که برای انجام کارها تنظیم می شوند (To-do lists) گاهی آنقدر طولانی می شوند که دیگر نمی توان آنها را عملی کرد. دفترچه های ثبت ملاقات ها در این مورد مفیدتر هستند. برای خودتان قرار ملاقات هایی تنظیم کنید و برای 5 فکر، گفتگو و کار مهم خود بلوک های زمانی تعریف کنید. بنویسید که این موارد در چه ساعتی آغاز و در ساعتی پایان می یابند. نظم و ترتیب پایبندی به این قرارها را داشته باشید.

3. برنامه ریزی کنید تا حداقل 50 درصد از زمان خود را به افکار، فعالیت ها و گفتگوهایی بگذرانید که بیشترین نتایج را برایتان تولید می کنند.

4. زمانی را برای تداخل ها و ... برنامه ریزی کنید. زمانی را نیز اختصاص دهید به اوقاتی که از کار دور می شوید.

5. نیم ساعت اول هر روز را به برنامه ریزی برای کل روز بگذرانید. تا وقتی که جدول زمانی روزانه خود را کامل نکرده اید روزتان را آغاز نکنید. مهترین زمان روز زمانی است که شما برای کل روز برنامه ریزی می کنید.

6. قبل از هر تماس یا وظیفه، 5 دقیقه صبر کنید تا بتوانید در مورد آنچه می خواهید بدست آورید تصمیم گیری کنید. این به شما کمک می کند تا قبل از شروع بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین باعث می شود که زمان کندتر بگذرد. بعد از هر تماس یا فعالیتی نیز 5 دقیقه وقت بگذارید و به این فکر کنید که آیا نتیجه مطلوب شما بدست آمده است یا خیر. اگر اینطور نیست دلیل آن چیست. چطور می توانید دفعه بعد تکه گمشده پازل را سر جایش بگذارید.

7. اگر قرار است کاری را هر طور شده به انجام برسانید، کاغذ "مزاحم نشوید" را روی در اتاقتان بچسبانید.

8. تمرین کنید که با به صدای درآمدن موبایل یا دریافت ایمیل یا ... فوراً به سراغ موبایلتان نروید. توجه خود را فوراً به سمت افرادی که با شما تماس می گیرند معطوف نکنید مگر آنکه واقعاً این تماس برای کسب و کارتان حیاتی باشد و لازم باشد که فوراً پاسخ آنها را بدهید. در غیر این صورت باید زمان جداگانه ای را به پاسخ دادن به تماس ها و ایمیل ها بگذرانید.

9. حواس پرتی های دیگر مانند فیسبوک و انواع دیگر شبکه های اجتماعی را کنار بگذارید مگر آنکه از این ابزارها برای هدایت کسب و کار خود استفاده می کنید.

10. یادتان باشد که انجام همه کارها غیرممکن است. همچنین این نکته را فراموش نکنید که 20 درصد از افکار، گفتگوها و فعالیت ها هستند که 80 درصد نتایج را تولید می کنند.

تغيير در بيشتر اوقات هيجان را به شما برخواهد گرداند. اگر هميشه عادت کرده‌ايد از يک مسير خاص به محل کار يا خانه‌تان برويد، مسير را تغيير دهيد و راه متفاوتي را انتخاب کنيد. اگر از يک رستوران هميشه يک نوع غذا سفارش مي‌داديد، اين‌بار غذاي متفاوتي که تا به حال خوردنش را تجربه نکرده ايد، امتحان کنيد.

راهکارهايي که به شما کمک مي‌کند حس بهتري نسبت به زندگي‌تان پيدا کنيد

با افراد جديد ارتباط برقرار کنيد
وقتي با افراد جديدي آشنا مي‌شويد، درهاي جديدي را به سمت خودتان باز کرده‌ايد. اين افراد جديد تجربه‌هاي متفاوتي را در اختيارتان قرار خواهنددارد، از سرگرمي‌هاي جديدي صحبت خواهندکرد و اوقات مشترک خوبي را با آنها خواهيدداشت.

مهارت جديد ياد بگيريد
براي يادگيري مهارت جديد خيلي هم لازم نيست به يک کار سخت بپردازيد. مثلا مي‌توانيد يک بازي رايانه‌اي بخريد و سعي کنيد آن را به آخر برسانيد، مي‌توانيد با همسر يا دوست خود يک مسابقه راه بيندازيد و به اتفاق بازي کنيد.

مکان‌هاي ناشناخته را کشف کن
علاوه بر شهرتان، کشورمان مکان‌هاي جذابي دارد که با رفتن به آنجا مي‌توانيد انرژي جديدي را وارد زندگي‌تان کنيد. سفر کردن هميشه مي‌تواند روحيه کسالت‌بار شما را از بين ببرد و هيجان را وارد زندگي‌تان کند.

يک چهره جديد خلق کن
سعي کنيد ظاهر خود را تا آنجا که مي‌توانيد تغيير دهيد البته تغييري معقول. سعي کنيد در حال‌ها و عادات‌هايتان هم تغييري ايجاد کنيد تا جايي که اطرافيانتان هم متوجه اين تغيير شوند. باز هم تاکيد مي‌کنيم که اين تغيير چهره و لباس قرار نيست خيلي نامعقول باشد بلکه شما با توجه به فرهنگ و عرف جامعه‌اي که با آن زندگي مي‌کنيد، مي‌توانيد تغيير خوب و مناسبي به سبک لباس‌ها و چهره‌تان بدهيد اما فراموش نکنيد که بايد هميشه خودتان باشيد و شخصيتتان را تغيير ندهيد.

زمانی که اذیت‌ها و ناراحتی‌ها اسیرتان کرد، به محیط اجازه می‌دهید کنترل بیشتری نسبت به خودتان به شما پیدا کند. به همین دلیل همیشه باید بخشش را انتخاب کنید. در زیر به ۱۱ مورد از چیزهایی که باید خودتان را بخاطر آنها ببخشید اشاره می‌کنیم

«آدم‌های ضعیف هیچوقت نمی‌توانند ببخشند. بخشش خصوصیت افراد قوی است.» -- گاندی
کینه و تلخی مثل سم می‌مانند: اگر به آنها اجازه دهید، اسیرتان کرده و شما را به عقب میکشد تا جایی که دیگر حتی خودتان را هم نمی‌شناسید.

انسان‌ها موجودات پرغروری هستند، که این یکی از دلایلی است که نمی‌توانند اشتباهات، ناراحتی‌ها و طردشدگی‌هایشان را فراموش کنند. اما زمانی که اذیت‌ها و ناراحتی‌ها اسیرتان کرد، به محیط اجازه می‌دهید کنترل بیشتری نسبت به خودتان به شما پیدا کند.
به همین دلیل همیشه باید بخشش را انتخاب کنید. در زیر به ۱۱ مورد از چیزهایی که باید خودتان را بخاطر آنها ببخشید اشاره می‌کنیم:

1 - بخاطر گذشته‌تان، خودتان را ببخشید
خیلی ساده است که اجازه دهید اشتباهات گذشته لحظه حالتان را نابود کند اما این سریع‌ترین راه به سمت افسردگی و ناراحتی است. خیلی مهم است که به خاطر داشته باشید که همه انسان‌ها اشتباه می‌کنند. مهم این است که از اشتباهاتتان درس بگیرید و خودتان را برای تجربیات آینده آماده کنید.

2 - بخاطر روابط شکست‌خورده‌تان، خودتان را ببخشید
مسائل احساسی مسائل ساده‌ای نیستند. اگر بخواهید به احساساتتان اجازه دهید، شما را عقب کشیده و فرصت‌های عشقی آینده را از شما می‌گیرند. باید سعی کنید روی زمان حال تمرکز کنید -- نه اشتباهات گذشته‌تان -- تا بتوانید آینده‌ای بهتر برای خودتان بسازید.

3 - بخاطر ضعف‌هایتان، خودتان را ببخشید
روز بدون شب نمی‌تواند وجود داشته باشد؛ همینطور روشنایی بدون تاریکی. درمورد ما هم همینطور است، بدون دانستن ضعف‌هایمان، نمی توانیم به نقاط قوتمان پی ببریم. باید نقص‌هایتان را در آغوش بکشید و یاد بگیرید خودتان را همانطور که هستید بپذیرید.

4 - بخاطر اشتباهات جزئی‌تان، خودتان را ببخشید
در خیابان با کسی برخورد کردید؟ بند کفشتان زیر پایتان گیر کرد؟ هیچ اشکالی ندارد! اتفاق‌هایی بدتر از این هم ممکن است بیفتد پس سعی کنید به این اتفاق‌ها از دید طنز نگاه کنید.

5 - بخاطر آدم‌هایی که قضاوتشان کردید، خودتان را ببخشید
آدمها خیلی متفاوتند، از آدمهای درون‌گرا تا برون‌گرا، آدمهای هنری تا آدمهای بیزنسی. این تفاوت‌ها ایجاد سوءتفاهم و قضاوت کردن درمورد رفتارهایی از دیگران که مطابق با هنجارهای ما نیست را راحت‌تر می‌کند. همه این کار را می‌کنند، پس نگران نباشید.

6 - بخاطر امیدها و آرزوهای نابود‌شده‌تان، خودتان را ببخشید
اگر تابحال اینکار را نکردید، همیشه زمان‌هایی برای سرمایه‌گذاری کردن در آرزوهایتان را دارید.  پشیمانی‌ها و افسوس‌هایتان درمورد چیزهایی که دوست داشتید داشته باشید را فراموش کنید و اولین قدم‌ها برای رسیدن به هدفتان را بردارید. این قدم‌ها هرچقدر هم که کوچک باشند مهم نیست، همین که کمی تلاش کنید، امیدها و آرزوهایتان هیچوقت نخواهند مرد.

7 - بخاطر انتقاداتی که از خودتان کردید، خودتان را ببخشید
گاهی اوقات ما بدترین منتقد خودمان می‌شویم اما نترسید، همه ما اینطور هستیم. به جای اینکه فکرتان را صرف این مسئله کنید، سعی کنید زمزمه‌های منفی با خودتان را بشناسید و به محض اینکه به ذهنتان آمدند آن را متوقف کنید.

8 - بخاطر پل‌هایی که پشت سر خراب کرده‌اید، خودتان را ببخشید
وقتی آدم‌ها تغییر می‌کنند، روابط هم تغییر می‌کنند. گاهی‌اوقات خراب کردن پل‌ها پشت سر برای سلامت فکری‌تان مفید است. اما اگر اینطور هم نباشند، همیشه راهی برای درست کردن روابط برهم‌خورده وجود دارد.

9 - بخاطر کاستی‌هایتان در محل‌کار، خودتان را ببخشید
همه نمی‌توانند در همه کار عالی باشند. این چیزی است که نه تنها در زندگی خصوصی‌تان بلکه در کارتان هم به خاطر داشته باشید. به جای اینکه روی چیزهایی که در آن خوب نیستید تمرکز کنید، توجهتان را به نقاط قوت خود در کار معطوف کنید.

10 - بخاطر زمان‌هایی که خودخواهی کردید، خودتان را ببخشید
همه آدمها نیاز دارند که زمان‌هایی خودخواه باشند، چه در دنبال کردن آرزوهایتان باشد، چه در پیشرفت شخصی و چه در تغییرات کاری. این چیزی نیست که بخواهید بخاطر آن خجالت بکشید.

11 - بخاطر وقت‌هایی که تنبلی کردید، خودتان را ببخشید
همه نمی‌توانند همیشه فعال باشند. اگر زمان‌هایی بوده که دوست داشته‌اید فقط استراحت کنید و دست به هیچ کاری نزنید، نیازی نیست بخاطر آن احساس گناه کنید.